ePR: jak nakarmić otoczenie informacją?

Zarówno małe jak i duże przedsiębiorstwa coraz częściej podejmują inicjatywę związaną z systematycznym informowaniem Internautów o bieżących realizacjach oraz innych, ważnych w firmie wydarzeniach. Strona www, portale branżowe, fora internetowe, serwisy społecznościowe – możliwości jest wiele. Aby móc je jednak sukcesywnie wykorzystać należy odpowiednio przygotować komunikat, który będzie zgodny z  intencją organizacji.

Dynamiczny rozwój Internetu przyczynił się do zmiany oczekiwań zarówno obserwujących działanie małych i średnich przedsiębiorstw dziennikarzy, jak i samego społeczeństwa – odbiorcy produktów i usług. Obecnie oczekuje się od firmy, aby wyszła poza swoją wewnętrzną strukturę i stała się inicjatorem procesu komunikacji z otoczeniem. Internet daje ku temu wiele ciekawych i atrakcyjnych narzędzi. Aby jednak sukcesywnie wykorzystać je w kreowaniu wizerunku firmy oraz budowaniu relacji z publicznością należy poprawnie przygotować  komunikat, zrozumiały i ciekawy dla odbiorcy.

Jak pisać  na stronę www
Podstawowym narzędziem komunikacji z otoczeniem jest firmowa strona www. To tutaj w pierwszej kolejności zamieszcza się wszystkie najważniejsze informacje. Należy przy tym pamiętać, że newsy prezentowane w serwisie firmowym powinny przyjąć bardziej oficjalną, formę, konwencję, niż materiały, przesyłane do portali branżowych, czy mediów społecznościowych.  Inwestorzy, partnerzy, klienci, a także i sami pracownicy, zaglądając na firmowy serwis www, oczekują rzetelnej, konkretnej, informacji, którą traktują równocześnie jako formalny komunikat. Przygotowując materiał do opublikowania trzeba mieć na uwadze fakt, że nie każdy użytkownik prześledzi przygotowaną wiadomość do końca. Warto zainteresować więc tytułem, a w lidzie zamieścić streszczenie całej informacji. Należy pamiętać, iż samo przeczytanie lidu powinno umożliwić internaucie znalezienie odpowiedzi na pytania: co się stało? kto brał w tym udział? kiedy to się stało? gdzie to się stało? co z tego wynika? Równie istotną sprawą jest odpowiednie formatowanie newsa. Informacje zamieszczone na stronie www powinny posiadać taką postać graficzną, która pozwoli odbiorcy na ich szybkie przeczytanie i zrozumienie. Tekst dzieli się więc na akapity tematyczne, a lid zostaje pogrubiony.
 
Po partnersku z dziennikarzem
Relacje z mediami w ogromnym stopniu wpływają na wizerunek przedsiębiorstwa. Podejmując współpracę z dziennikarzami warto więc zapoznać się z zasadami działania danej redakcji, jej oczekiwaniami w stosunku do tematyki, formy, przysyłanego materiału.  Pod żadnym pozorem nie należy wymuszać publikacji. W przypadku braku odpowiedzi warto ponowić kontakt, o ile redakcja nie poinformowała, iż nie życzy sobie tego typu działań. W przypadku braku zainteresowania przesłanym materiałem może on zostać zaproponowany innemu medium. Niezbędne jest również poznanie powszechnie obowiązujących standardów związanych z przygotowywaniem materiału dla mediów. Redagując informację prasową, która stanowi podstawowe narzędzie komunikacji z dziennikarzami, należy zastosować te same zasady, jakie obowiązują w przypadku publikacji na firmowej stronie www. Dodatkowo warto dołączyć również  tzw. background czyli wiadomość z podstawowymi danymi dotyczącymi firmy. Trzeba pamiętać, iż materiał przesyłany do dziennikarzy powinien zawierać również nazwisko oraz dane kontaktowe osoby, do której mogliby oni zwrócić się z prośbą o dodatkowe dane. Natomiast sama informacja prasowa musi być przede wszystkim aktualna, zwięzła, a co najważniejsze, powinna udostępniać nową, unikatową wiedzę.

Ramkujemy newsa
Kreując wizerunek firmy warto pamiętać, iż sztuką w komunikowaniu z otoczeniem nie jest to, aby jak najwięcej o niej pisano czy mówiono lecz to, aby mówiono oraz pisano zgodnie z   naszą intencją. Technika stosowana podczas przygotowywania materiału dla mediów, jaką jest ramkowanie newsa polega na wybraniu niektórych aspektów informacji i podkreślenia ich jako ważniejsze. Zanim rozpoczniemy współpracę z dziennikarzami, musimy wiedzieć, iż w przypadku kiedy nie sprecyzujemy odpowiednio przekazywanej wiadomości, oni z pewnością uczynią to za nas, przedstawiając własną interpretację omawianych zdarzeń. To powód, dla którego ramkowanie newsa jest niezwykle istotne. Przygotowując informację prasową należy samodzielnie wybrać i odpowiednio podkreślić te elementy, które uważane są za najważniejsze z punktu widzenia wizerunku firmy.

Jeszcze bliżej publiczności
Media społecznościowe to dynamicznie rozwijające się narzędzie internetowe, które pozwala przedsiębiorstwu na nieustanną interakcję z publicznością. Przygotowując materiał dla działań z zakresu social media relations warto pamiętać, iż informacje publikowane w serwisach społecznościowych nie są informacjami o charakterze oficjalnym tj. te, zamieszczane na stronie internetowej czy wysyłane do mediów. Narzędzia z obszaru social media wypracowały własne standardy komunikacji z użytkownikami, do których bezwzględnie należy się dostosować. Z pewnością na Facebook'u czy Blipie można pozwolić sobie na większą swobodę redakcji. Podstawową, obowiązującą tu zasadą jest to, aby swojej publiczności nie „zanudzać”. Internauci obserwujący daną firmę oczekują, iż wyjdzie ona tutaj zza zasłony oficjalnych komunikatów, pokaże swoje wnętrze, zaprosi do zabawy. Warto pójść więc za ciosem, organizując różnego typu atrakcje, konkursy. Do publikacji należy dołączać zdjęcia czy filmy. Przygotowując natomiast samą informację trzeba wziąć pod uwagę fakt, iż w serwisach społecznościowych zasada aktualności jest jeszcze bardziej rygorystycznie przestrzegana. Komentujemy „na gorąco” - tylko i wyłącznie!

Jednym z podstawowych czynników wpływających obecnie na dobre relacje firmy z otoczeniem jest informowanie. Powszechny dostęp do nowoczesnych i atrakcyjnych narzędzi internetowych powoduje, iż publiczność na bieżąco chce śledzić poczynania przedsiębiorstwa. Oczekuje tym samym, iż umożliwi ono jej tego rodzaju obserwację.  Warto więc nie tylko dobrze przygotować swoją ofertę produktów czy usług, ale i ofertę komunikacji z odbiorcami. Poprawnie prowadzona komunikacja firmy z otoczeniem nie tylko spowoduje wzrost zaufania, ale i sukcesywnie wzmocni jej pozycję na rynku.


Dagmara Szkudlarek
wysokapozycja.pl

Dagmara Szkudlarek - aktywny piarowiec i dziennikarz związany z branżą reklamową. Od 2007 roku zajmuje się publicystyką branżową, w tym od 2008 roku, obejmującą dziedzinę IT i nowe technologie. Dotychczas działała jako aktywny „piarowiec” w dwóch katowickich agencjach PR - Madin oraz Public PR, a także w Firmie Consultingowej BPC, obsługującej przedsiębiorstwa z branży IT. Obecnie pracuje na stanowisku ePR manager w cyberstudio sp. z o.o. - właściciela marek abeon.pl i wysokapozycja.pl.
Dagmara Szkudlarek jest absolwentką Filologii polskiej na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach. Do tej pory publikowała swoje artykuły w dodatkach: Biznes Raport w Gazecie Prawnej oraz Magazyn Gospodarczy w Rzeczpospolitej.

cyberstudio to firma nowych technologii od 1994 działająca na rynku e-commerce oraz internetu w szerokim ujęciu. cyberstudio zajmuje się projektowaniem aplikacji oraz rozwiązań informatycznych dla Internetu, promocji i reklamy on-line. Agencja świadczy usługi tj. tworzenie stron i portali internetowych, wdrażając jednocześnie swój autorski system cms. Oferta cyberstudio obejmuje również pozycjonowanie stron.

cyberstudio to agencja kreatywna zbudowana przez zespół profesjonalistów tworzących nowoczesne rozwiązania internetowe oraz ekspertów w dziedzinie e-marketingu. Rozwiązania cyberstudio kompleksowo obsługują relacje z Klientami i optymalizują działania operacyjne oraz procesy biznesowe. Firma jest właścicielem marek abeon.pl i wysokapozycja.pl