Faktury przesyłane e-mailem

Faktury sporządzane i wysyłane elektronicznie oraz drukowane przez strony transakcji przyspieszają obrót gospodarczy i dają spore oszczędności. Ich legalność jest jednak podważana. Dlaczego?

W Polsce obowiązują dwa rodzaje faktur: papierowe- wysyłane tradycyjną pocztą lub kurierem oraz e-faktury - z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Istnieją jeszcze trzecie: faktury sporządzane i wysyłane drogą mailową, drukowane i przechowywane przez strony transakcji, bez wymaganego e-podpisu. Te ostatnie zdaniem Ministerstwa Finansów są niezgodne z przepisami. Przeciwnie uważa minister gospodarki, Waldemar Pawlak, popierający przedsiębiorców walczących o dopuszczenie ich do obiegu. Takie faktury znacznie przyspieszają obrót gospodarczy i pozwalają zaoszczędzić spore sumy. Przesyłka drogą mailową nic nie kosztuje w porównaniu do tradycyjnych usług.

Przełom w fakturach
Wyrokiem z 20.05.2010 roku, Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że w świetle prawa wspólnotowego, powinna być zagwarantowana możliwość przygotowywania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania ich w tej samej postaci. Po tym, jak odbiorca wydrukuje taki dokument - można odliczyć podatek naliczony na podstawie takiej faktury. Ten sposób przekazywania dokumentów księgowych jest w pełni legalny. Wyrok NSA oznacza, że faktury można przesłać e-mailem nawet bez e-podpisu, co przede wszystkim jest tanie, szybkie i wygodne. Takie rozwiązania promuje od kilku lat serwis wFirma.pl dostarczając użytkownikom bezpłatne narzędzia m.in. fakturowania online, dzięki którym elektronicznie mogą sporządzić faktury i je przesyłać.

Wspomniany wyrok jest respektowany przez resort finansów, co nie oznacza, że ministerstwo się z nim zgadza. Dlatego zastosowało go tylko wobec firmy, która wygrała proces. W swoim uzasadnieniu powołuje się na art. 233 przedmiotowej dyrektywy unijnej dotyczący zasad zabezpieczania faktur elektronicznych. Brzmi on następująco : „(…)Państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod: za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) (…)”.

Tak dla e-faktur
Wprowadzona w lipcu 2010 roku nowelizacja tego przepisu zrównuje faktury elektroniczne z papierowymi, ale na niekorzyść płatnika. Brzmi on następująco: „Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania.”

Nowa regulacja nakazuje przedsiębiorcom określenie sposobu zapewnienia owej autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Oznacza to, że firmy będą musiały stworzyć odpowiednie procedury, które będą mogły podlegać kontroli urzędów. Ich spełnienie potwierdzi odpowiedni, płatny audyt.

Wnioski przez internet
Wprowadzenie systemu elektronicznego zastosowano również w przypadku zwrotu podatku VAT. 1 stycznia 2010 roku weszła w życie dyrektywa unijna, dzięki której podatnicy mogą uzyskać zwrot VAT za wydatki poniesione z tytułu działalności gospodarczej w państwie UE, w którym nie posiadają swojej siedziby. Wprowadzony system elektroniczny umożliwia podatnikowi złożenie wniosku o zwrot podatku poprzez portal internetowy zaprojektowany przez państwo członkowskie, w którym ma on swoją siedzibę. Jego celem jest uproszczenie procesu i zmniejszenie obciążeń administracyjnych. Niestety, proces uruchomienia takich witryn znacznie się wydłużył i został przesunięty z 1 stycznia 2010 roku na marzec 2011 r.

Nowa dyrektywa w sprawie podatku VAT pozwala wybrać trzeci sposób sporządzania i przesyłania faktur drogą elektroniczną. Czy znajdzie zastosowanie w krajowych przepisach?