Procedura skargowa w firmie – jak uregulować ją zgodnie z RODO

Pracodawca nie może zabronić składania skarg

Organizatorem procesu pracy jest pracodawca jako strona ponosząca ryzyko prowadzonej działalności. Nie oznacza to, iż pracownicy w zakresie organizowania pracy, szczególnie w kwestiach technicznego bezpieczeństwa pracy, nie mają nic do powiedzenia. Wszelkiego rodzaju inicjatywy czy zmiany dotyczące organizacji pracy mające przełożenie na bezpieczeństwo pracowników powinny być z nimi omówione w ramach konsultacji bhp. W większych zakładach pracy zatrudniających powyżej 250 pracowników obowiązki konsultacyjne może przejąć funkcjonująca w zakładzie komisja bhp jako organ opiniodawczy i doradczy.

Niezależnie od udziału pracowników, w konsultacjach tym w komisji bhp, nie można pracownikom zabronić możliwość kierowania do pracodawcy spostrzeżeń i uwag w zakresie szeroko rozumianej organizacji pracy. Procedura w powyższym zakresie powinna być uregulowana na szczeblu zakładowym - w celu uniknięcia nieporozumień, w szczególności w kwestii braku odpowiedzi czy jakiejkolwiek innej reakcji ze strony pracodawcy.

Złożenie skargi skutkuje przetwarzaniem danych

W sytuacji gdy pracodawca zdecyduje się wprowadzić możliwość oficjalnego wnoszenia skarg i wniosków przez pracowników będzie to wiązało się z przetwarzaniem danych osobowych – na potrzeby rozpatrzenia sprawy. Uwzględniając sposób wznoszenia skarg - w ramach korespondencji mailowej można przyjąć, iż wystarczającym zakresem danych osobowych będzie sam adres mailowy pracownika, przyporządkowany do niego - zakładając, że tylko on ma do niego dostęp. Można oczywiście przyjąć zasadę, że wiadomość mailowa powinna być opatrzona imieniem i nazwiskiem pracownika - nie wydaje się to jednak być konieczne uwzględniając fakt, iż na podstawie imiennego maila można w sposób wystarczający zidentyfikować pracownika wnoszącego skargę czy wniosek.

Nie zapominamy o obowiązku informacyjnym

Odnosząc się do kwestii obowiązku informacyjnego, można przyjąć zasadę, iż obowiązek taki może być spełniony poprzez wprowadzenie stosownych zapisów do przepisów zakładowych regulujących procedurę wnoszenia skarg i wniosków. Natomiast bezpośrednią podstawą przetwarzania danych osobowych, które pracownik umieści w swoim wniosku czy skardze jest zarówno sam fakt wniesienia maila (co może być odczytane jako zgoda pracownika na przetwarzanie danych na potrzeby rozpatrzenia sprawy) - jak również obowiązek pracodawcy w zakresie odpowiedzi na wiadomość pracownika.

Ważne

Podobnie jak cały proces wnoszenia skarg i wniosków w relacjach pracowniczych nie jest bezpośrednio uregulowany, tak samo nie ma bezpośrednich przepisów normujących czas przechowywania wiadomości pracowników na serwerze zawierających skargi czy wnioski. Dobrym rozwiązaniem będzie przyjęcie zasady, zgodnie z którą wiadomości będą usuwane po rozpatrzeniu przez pracodawcę sprawy będącej przedmiotem skargi lub wniosku.

Podstawa prawna

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r..poz. 1040) – art. 104.

Sebastian Kryczka
prawnik, ekspert portalu PoradyODO.pl