Tylko 10 procent gmin korzysta z powiadomień SMS

Ponad 78% ogółu respondentów badania „Komunikacja SMS w Polsce 2012” zadeklarowało, że w ubiegłym roku nie otrzymało żadnego SMS-a z informacją od instytucji publicznej. W czołówce regionów, które stawiają na komunikację SMS są województwa kujawsko-pomorskie (26 proc. wskazań respondentów) dolnośląskie i świętokrzyskie (25%) oraz pomorskie i opolskie (24%). Najrzadziej z powiadomień SMS korzystają instytucje publiczne w województwie warmińsko-mazurskim oraz podlaskim, gdzie do otrzymania SMS-a z urzędu przyznało się tylko 17% respondentów. Uczestnicy badania wysoko ocenili przydatność informacji przekazywanych w formie SMS-ów, 52% mieszkańców uznało je za bardzo przydatne, 38% za przydatne, a tylko 9% uznało je za nieprzydatne.

Ze wskazań uczestników badania wynika, że podmiotami, które najczęściej wysyłają powiadomienia SMS są urzędy gminy (41%), szkoły (22%) i przychodnie (19%). SMS-y dobrze sprawdzają się w usprawnieniu pracy urzędów, ale także w powiadamianiu mieszkańców o lokalnych zagrożeniach, jak burze, wichury, czy pożary. Jedna krótka wiadomość tekstowa może przyczynić się do znacznego ograniczenia strat spowodowanych przez żywioły. Powiadomienia SMS również usprawniają obsługę klientów urzędu. W praktyce oznacza to mniejsze kolejki w urzędzie. Zwiększoną szybkość usługi, a także poczucie mieszkańców, że są traktowani w sposób profesjonalny i nowoczesny.

"Ustaliliśmy bardzo niepokojącą rzecz. Mianowicie dość często zdarza się, że gminy posiadające SMS-owy system powiadamiania nie umieszczają na jego temat informacji na swoich stronach internetowych. Ponadto pracownicy gminy czasami sami nie wiedzą, czy gmina posiada taki system. Pytanie zatem, ilu mieszkańców w ogóle wie o możliwości zarejestrowania się w serwisie SMS? Czy taki system dobrze spełnia swoją funkcję? Gminom, z którymi współpracujemy oferujemy również wsparcie komunikacyjne i podpowiadamy co zrobić, aby jak najwięcej mieszkańców dowiedziało się o istnieniu systemu. Pamiętajmy, że zwykle aby móc korzystać z SMS-owych powiadomień mieszkańcy muszą się sami zarejestrować w systemie. Oznacza to, że gmina powinna wiedzieć, jak przekonać ich do wysłania SMS-a ze swoim zgłoszeniem" – mówi Artur Sadowski, Menadżer ds. Rozwoju w Platformie SerwerSMS.pl.

Aby komunikaty były pozytywnie postrzegane przez mieszkańców urząd powinien przestrzegać zasad skutecznej komunikacji SMS. Urzędnicy powinni unikać wysyłania SMS-ami treści reklamowych dotyczących produktów komercyjnych firm. Aby nie zrazić mieszkańców do korzystania z takiej komunikacji urząd nie powinien dostarczać więcej niż 1 powiadomienie SMS dziennie. Ilość i częstotliwość może się zwiększyć w sytuacji alarmowej. Istotny jest również język, którym urząd posługuje się w wiadomościach. Do dyspozycji jest 160 znaków – to wystarczająco dużo, aby sformułować czytelny komunikat. Urzędnicy powinni starannie dobierać treści, aby komunikaty były ciekawe i stanowiły dla mieszkańców wartość dodaną.